ing.A.Th.Velsinkhoofd bedrijfsbureau BouwcombinatieSchedeldoekshaven (BCS), Den HaagProjectco?rdinatie encommunicatie bij eengrootbouwwerk*Dit artikel is ontstaan naar aanleiding van eenvoordracht die ing. Velsink heeft gehoudentijdens een excursie van de Betonverenigingnaar het project Schedeldoekshaven op 22maart jl.InleidingDe bedoeling van dit artikel is om de lezer een idee te geven van het effect dat de schaalvergro-ting teweeg heeft gebracht met betrekking tot co?rdinatie en communicatie en dan met namehoe dit effect zich binnen de Bouwcombinatie Schedeldoekshaven manifesteert. Hierbij wordtde uitvoering van het project gebruikt als achtergrond voor het betoog.De titel van dit artikel is niet zo maar gekozen, maar vloeit voort uit de vraag: 'Wat is nu werke-lijk interessant aan dit project?' Is het de fundering met zijn soleton- en vibropalen? Is hetde gesloten damwand met zijn groutankers in combinatie met de gekozen horizontale vacu?m-bemaling? Of is het de gekozen betonconstructie voor de laagbouw en de parkeerlagen methun grote kolomafstanden, balken en plaatvloeren, waarvoor het specifieke metriform bekis-tingssysteem interessant werd ? Dit zijn inderdaad interessante aspecten, maar in Cement 1976,nr. 2 reeds uitgebreid beschreven. Ook geldt dit voor het voor beide hoogbouwen toegepasteJackblocksysteem. Of is het de gekozen werkterreinindeling met zijn wegcircuit, keet-, maga-zijn- en werkplaatssituering, kraanbanen en dergelijke, of misschien wel de grote variatie in deafbouw, die het project boeiend maken? Het zijn allemaal zaken die, zij het in andere verhoudin-gen, ook op andere projecten voorkomen.Nee, ons inziens is in het algemeen het effect van de schaalvergroting op dit utiliteitsbouwpro-ject het meest bijzondere. Een schaalvergroting vanwege de eis dat 400000 m3gebouw in eentijdsbestek van 3? jaar moet worden gerealiseerd. Dit betekent een gemiddelde omzet van zo'n50 miljoen gulden per jaar, te vergelijken met die van een middelgroot aannemingsbedrijf. Omeen dergelijke omzet te realiseren in het gegeven tijdsbestek, moet noodzakelijkerwijs een vrijgroot aantal mensen worden ingeschakeld. Bij een kleinschalig project zijn veelal meerderedisciplines verenigd in ??n persoon, waardoor de co?rdinatie en de daarbij behorende commu-nicatie over het algemeen weinig problemen opleveren. Bij een grootschalig project als Sche-deldoekshaven zijn deze functies echter niet meer in ??n persoon te verenigen, waardoor hetstructureren van co?rdinatie en communicatie een eerste vereiste wordt.BouwteamOm de ontwikkeling van de organisatiestructuur van de BCS in het juiste licht te zien, is eeninzicht in het grotere verband waarbinnen de BCS opereert, noodzakelijk. Zoals bij vrijwel alleprojecten kunnen we de volgende partners onderscheiden:? gebruikers: in dit geval de ministeries van Binnenlandse Zaken en Justitie;? opdrachtgever: voor dit werk is dat de Rijksgebouwendienst;? architect: Architectenbureau Lucas & Niemeyer;? hoofdaannemer: Bouwcombinatie Schedeldoekshaven, een vennootschap onder firma waarinsamenwerken de Hollandsche Beton Maatschappij en Koninklijke Nederhorst Bouw;? installateurs: Wolter & Dros, Croon & Co., Schinot (Van Straaten-Schindler + Otis), Van Swaay& Scheeres en Speek & Van Donk.Als basisgedachte voor het gezamenlijk opereren van deze disciplines is gekozen voor het'bouwteam' (fig. ?), zoals dit in de loop der jaren in de Nederlandse bouw ingang heeft gevon-den. Binnen dit bouwteam dienen de taken en verantwoordelijkheden van de diverse partnersduidelijk te worden omschreven.Zo zullen de ministeries als toekomstige gebruikers een programma van eisen moeten inbrengen.Een belangrijk aspect hierbij is dat zij ook de inspraakprocedures en het overleg met de mensendie uiteindelijk in het gebouw moeten werken, verzorgen.Tot de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever behoort het voorzitterschap van het bouw-team, wat betekent het leiden van bouwteam- en bouwdirectievergaderingen. Daarnaast dientde opdrachtgever het programma van eisen te 'vertalen'voorde uitvoering en een keuze te doenten aanzien van de hoofdconstructies. Tevens is de opdrachtgever verantwoordelijk voor devoortgangscontrole, de algehele kwaliteitscontrole en de budgetbewaking. Bij het vervullen vanal deze taken zijn betrokken de afdeling Bijzondere Projecten, de afdeling Installaties en deafdeling Constructie van de Rijksgebouwendienst.De architect verzorgt uiteraard het ontwerp van het project, alsmede de werktekeningen. Daar-Cement XXIX (1977) nr.8 352;Organisatie van het bouwteam? Bouwteam vergadering.? Bouwdirektie vergadering.? Co?rdinatie van de voorbereiding.? Co?rdinatie van de uitvoering.2Vergaderingen in het kader van de co?rdinatievan de activiteitennaast houdt dit bureau zich bezig met de voorbereidingsco?rdinatie en de bouwdirectie op debouwplaats.Het bekijken van alternatieve constructieve mogelijkheden, het ontwerp van de dragende con-structies, het reken- en tekenwerk voor beton- en staalconstructies, alsmede het hoofdtoezichtop de constructieve uitvoering, zijn werkzaamheden die verricht moeten worden door de con-structiebureaus van de BCS. Deze worden gevormd door het constructiebureau van de HBMvoor de hoogbouwen en het constructiebureau van Nederhorst voor de laagbouwen.De taak van de hoofdaannemer kan worden omschreven als het leveren van een kwaliteits-produkt binnen de gestelde tijd en voor een vastgestelde prijs. Hierbij hoort wel, behalve natuur-lijk de feitelijke uitvoering van het werk, het beoordelen van de bouwkundige werktekeningenop hun praktische uitvoerbaarheid, dit in overleg met architect en opdrachtgever, alsmede detotale uitvoeringsco?rdinatie. Een zeer veel omvattende en verantwoordelijke taak dus.De installateurs tenslotte zorgen voor het ontwerp en de uitvoering van de installaties.Co?rdinatie van activiteitenDe volgende stap is nu de samenwerking tussen al deze instanties en personen en de co?rdina-tie van deze samenwerkingsactiviteiten. Welke vergaderingen dienen hiervoor plaats te hebben(fig. 2), wie nemen er aan deel en wat zijn de gevolgde procedures.BouwteamvergaderingTijdens deze vergaderingen, die plaatsvinden met een frequentie van ??n maal per zes weken,wordt aandacht besteed aan de verslaggeving aan de ministeries en vindt tevens overleg plaatsmet betrekking tot veranderingen die in het programma van eisen worden aangebracht. Aandeze vergaderingen wordt, behalve door vertegenwoordigers van beide eerder genoemdeministeries, deelgenomen door de opdrachtgever (voorzitterschap), de architect en de hoofd-aannemer.BouwdirectievergaderingDeze vergaderingen vinden plaats met een frequentie van ??n maal per drie weken. Hierin vindteen korte verslaggeving plaats uit de nog nader te behandelen co?rdinatie- en uitvoeringsver-gaderingen. Daarnaast wordt melding gemaakt van en vindt overleg plaats over de afwijkingenten opzichte van het contractschema. Voorts worden zaken behandeld van zowel financi?le alstechnische aard, waarvan de details in de volgende vergaderingen worden uitgewerkt. Dezevergaderingen worden gehouden door vertegenwoordigers van de opdrachtgever (voorzitter-schap), de architect, de hoofdaannemer en de installateurs.Co?rdinatie voorbereidingHieraan wordt deelgenomen door vertegenwoordigers van de architect (voorzitterschap), deopdrachtgever, de hoofdaannemer, het constructiebureau van de hoofdaannemer en de installa-teurs. E?n maal per twee weken komen bovengenoemde partners bijeen en bespreken dan destandopname van de voorbereidingsactiviteiten. Dit gebeurt aan de hand van zogenaamde voor-bereidingsschema's. Daarnaast behoort tot de taak van deze vergadering het signaleren enoplossen van ontwerpproblemen. Voor de rapportage wordt gebruik gemaakt van een standaard-formulier waarop op overzichtelijke wijze de gang van zaken wordt weergegeven en consequen-ties voor de voortgang worden vermeld.Co?rdinatie uitvoeringAan de hand van uitvoeringsschema's wordt in deze vergadering de voortgang van het werkgecontroleerd. Daarnaast worden problemen behandeld die zich tijdens de uitvoering voordoenen wordt getracht om hiervoor gezamenlijk een oplossing te vinden. Deelnemers aan deze ver-gaderingen zijn de architect (voorzitterschap), de opdrachtgever, de hoofdaannemer en de in-stallateurs. De frequentie bedraagt ??n maal per twee weken.Cement XXIX (1977) nr.8 3533Organisatieschema op het bouwwerk;splitsing in drie afdelingenOrganisatie op het bouwwerkVia de hierboven genoemde vergaderingen is in wezen de formele communicatie tussen departners van het bouwteam gestructureerd.Vertaling van de eisen van het geschetste bouwteam in het organisatieschema op het bouwwerkheeft geleid tot een splitsing in drie afdelingen, namelijk een bedrijfsbureau, een afdeling uit-voering en een afdeling administratie (fig. 3).BedrijfsbureauHet bedrijfsbureau is onderverdeeld in drie specialistische groepen. Allereerst is dat de afdelingtechnisch ontwerp, met als taak de afstemming van het ontwerp op de uitvoering. Hiertoe wordtreeds in de ontwerpfase de bij de bouwcombinatie aanwezige specifieke kennis ten aanzien vanuitvoeringstechnieken en hun consequenties ingebracht, in nauw overleg met de architect en deopdrachtgever.De tweede afdeling is die van de projectuitvoeringsco?rdinatie, de planning en de werkbegro-tingen. Hier worden alle zaken qua techniek en tijd voorbereid voor de uitvoering. Wat de tech-niek betreft, betekent dit onder meer het bekijken van constructieve alternatieven, het verzor-gen van technische voorbereidingen en bestellingen, dit laatste ook ten aanzien van eventuelehulpconstructies en bekistingen. Ten behoeve van de tijdplanning worden contractschema's mettermijnlijn, overallschema's, detailschema's en beladingsschema's gemaakt en wordt zorg-gedragen voor de verspreiding van de tekeningen en de daarbij behorende administratie. Tevensvindt in deze afdeling de projectuitvoeringsco?rdinatie plaats, die zich uitstrekt over alle toe-leveringsbedrijven, onderaannemers enz. In principe bestaan deze activiteiten uit het opstellenvan doorloopschema's en goedkeuringsprocedures, beide gerelateerd aan de beschikbare tijd(het contractschema), en de bewaking ervan. Vervolgens wordt hetgeen in techniek en tijd isbeslist, vastgelegd in de definitieve werkbegrotingen per onderdeel, die zich voortschrijdendontwikkelen gedurende de gehele looptijd van het werk.Het derde onderdeel van het bedrijfsbureau tenslotte is de afdeling calculatie en inkoop. Hiervinden de inschrijfbegroting en de inkoopactiviteiten plaats, alsmede de verrekening van meer-en minderwerk.De totale bezetting van het bedrijfsbureau tijdens de piek van het werk bedraagt, exclusief dewerkbegeleiding op de bouwplaats, 10 personen.UitvoeringBij de afdeling uitvoering is gekozen voor een splitsing naar gebouwen, wat betekent dat er eenhoofduitvoerder voor de hoogbouw en een hoofduitvoerder voor de laagbouw is. Beiden wordengesteund door een aantal uitvoerders.Deze uitvoerende lijn wordt bijgestaan door twee stafsecties. E?n daarvan verzorgt de werk-begeleiding op de bouwplaats, wat onder meer inhoudt de controle aan de hand van werk-schema's en manurenbegrotingen, het afroepen van materialen en het doen van kleine bestel-lingen. De andere stafsectie behartigt de werkadministratie, dat wil zeggen het bijhouden vanhet CAO-bestand, de ziekmeldingen en de materiaal- en materieelkaarten.De bezetting van deze afdeling, inclusief de aan de uitvoering toegevoegde functionarissen,bedraagt 12 personen.AdministratieBij deze afdeling zijn de volgende werkterreinen te onderscheiden: financi?le administratie,projectadministratie en werk- en magazijnadministratie. Tevens vallen onder deze afdeling hetsecretariaat, de huishoudelijke dienst en de terreinbewaking.De totale bezetting van deze afdeling bedraagt 9 personen.Recapitulerend kan het voorgaande in beeld worden gebracht in de vorm van het schema vanfiguur 4. Hierbij ligt niet de nadruk op de hi?rarchie, maar komt het teamverband binnen deorganisatie naar voren.Cement XXIX (1977) nr.8 3544CommunicatieschemaHet is duidelijk dat naast de hier geschetste organisatiestructuur, die aanwezig moet zijn alsgevolg van de schaalvergroting, er bovendien behoefte is aan een geformaliseerde communi-catiestructuur [fig. 5), zowel intern op het werk zelf als naar buiten gericht. Duidelijk is ook tezien dat de externe contacten zijn teruggebracht tot twee sleutelposities.5Communicatiestructuur: de externe contactenzijn teruggebracht tot slechts twee sleutel-posities6Vergaderstructuur van de hoofdaannemer? Bedrijfsvergadering.? Stafvergadering bedrijfsbureau.? Tekeningen vergadering.? Project co?rdinatie t.b.v deuitvoering.? Uitvoerders vergadering intern.? Uitvoerders vergadering met onderaannemers.Alhoewel de kantoorketen op het werk gescheiden staan van de uitvoerdersketen, is plaatsingvan de gehele staf op het werk een gunstige zaak. Het overleg tussen voorbereiding, uitvoeringen administratie is, na aanvankelijk wat zoeken naar de juiste procedures, goed op gang geko-men en wordt vereenvoudigd doordat men nooit hoeft terug te vallen op stafafdelingen die in dehoofdkantoren van de beide partners in de bouwcombinatie zijn gevestigd. De hierdoor bereikteflexibiliteit maakt het mogelijk snel te reageren op de onvermijdelijk voorkomende wijzigingenin het technisch ontwerp. De werkwijze van de hoofdaannemer is geformaliseerd door een ver-gaderstructuur, waarvan de verschillende vergaderingen zijn weergegeven in figuur 6.Het is duidelijk dat de op dit bouwwerk bereikte organisatiestructuur, zoals hier is behandeld,geen op zichzelf staande ontwikkeling is. Een groot aantal invloeden, zowel vanuit de aanne-merswereld als van de zijde van opdrachtgevers, hebben hier hun sporen in achtergelaten. Ookde ontwikkeling van samenleving en economie hebben een duidelijke weerslag op de samen-werkingspatronen zoals deze tussen mensen in organisaties worden gevormd. Het meest duide-lijk kan men deze ontwikkelingsstadia constateren in de literatuur over dit onderwerp, die veelalvan Amerikaanse oorsprong ?s.Het is mogelijk om de genoemde invloeden onder te brengen in een aantal ontwikkelingsfasen,waarbij steeds de nadruk valt op een bepaald aspect dat in die periode met zijn specifieke ken-merken, duidelijk de boventoon voert. Een aantal van deze fasen zijn:Cement XXIX (1977) nr. 8 3557Hef bouwen als proces volgens de zogenaam-de 'modified process approach'8Doorsnede over de processtructuur? de traditionele benaderingswijze, die ervan uitgaat dat vroegere, duidelijk succesrijke voorbeel-den dienen te worden nagevolgd;? het 'scientific management', waarbij men tracht het bedrijf te besturen uitgaande van een weten-schappelijk fundament, dat het resultaat is van methodisch-experimenteel onderzoek.? de benadering van het bedrijf als sociaal systeem, waarbij de mens centraal staat en de nadrukvalt op psychologie en sociologie, waardoor de organisatie als economisch instrument wel eenswordt verwaarloosd;? het bedrijfsbestuur als proces (de zogenaamde 'modified process approach'), bij welk systeemwordt getracht een synthese te realiseren van alle positieve aspecten die in eerder ontwikkeldebenaderingswijzen voorkomen.De laatste methode vormt eigenlijk de theorie die ten grondslag ligt aan de benadering die isgekozen bij de bouwcombinatie Schedeldoekshaven. De theorie stelt dat er sprake is van eenspecifiek kenbaar proces, bestaande uit een groot aantal activiteiten, dat gericht is op het be-reiken van een vastgesteld einddoel. Het concept van het bestuursproces is universeel toepas-baar, onafhankelijk van de aard van de regio, onafhankelijk van de maatschappijvorm. Voorde-len van deze procesbenadering zijn onder meer dat:? alle denkrichtingen (disciplines) kunnen worden ingepast;? er voldoende flexibiliteit aanwezig is;? zowel de wetenschappelijk-theoretische als de praktische toepassing de nodige aandachtkrijgen;? de bestuurder een basis wordt verschaft voor de opbouw van zijn bestuursfilosof ie.Deze managementmethode kan, zoals in figuur 7 is aangegeven, in de volgende fasen wordenweergegeven:? plannen;? organiseren;? het proces in beweging houden;? controle van de juiste procedure.In figuur 8 is een doorsnede over deze structuur gegeven, die is toegespitst op de bouw van hetcomplex Schedeldoekshaven. Verder voortbouwend op de BCS-organisatie kunnen de theore-tische processen als volgt worden samengevat:? het op gang houden van een voortdurende communicatie binnen de eigen organisatie;? het afstemmen van bedrijfsgeori?nteerde eigenschappen van personeel dat afkomstig is van debeide partners in de bouwcombinatie;? het afstemmen van karaktereigenschappen van de mensen in de organisatie;? het blijven motiveren van het personeel.Zoals een klein werk kan worden voorbereid en uitgevoerd door ??n man, zo zal een groot werkals het complex Schedeldoekshaven kunnen worden uitgevoerd dank zij het synergetisch effectvan een uit individuen opgebouwde organisatiestructuur zoals hierboven is geschetst. In eendergelijk team gaat dan inderdaad het bekende optelsommetje 1+1=3 gelden.Na dit zeer uitgebreide beeld van een organisatie met zijn vergaderschema's, tijdschema's,procedures en specialisten op velerlei terrein, moet toch weer de relatie worden gelegd met hetbouwen. Het hier gegeven betoog is niet in de eerste plaats bestemd voor organisatie-specialis-ten. Het heeft tot doel allen die bij het bouwen betrokken zijn een idee te geven over de uitbrei-ding van de problemen op allerlei gebied die gepaard gaat met de schaalvergroting en de wijzewaarop deze problemen van aannemerszijde kunnen worden benaderd en opgelost. Hiermeewordt het mogelijk om op adequate wijze de uitdaging die de schaalvergroting met zich mee-brengt, te aanvaarden.Cement XXIX (1977) nr.8 356